تتكون الجمعية العمومية من جميع الأعضاء العاملين الذين مضت على عضويتهم ستة أشهر على الأقل وأوفوا بالإلتزامات المفروضة عليهم وفقاً للنظام الأساسى للجمعية (مادة (24) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

لا يجوز التصويت على قرارات الجمعية العمومية إلا للأعضاء المؤسسين أو العاملين الذين مضت على عضويتهم ستة أشهر على الأقل والذين أوفوا بالإلتزامات المفروضة عليهم. ويجوز للعضو العامل الذى لم يوف بإلتزاماته المفروضة عليه وفقاً للنظام الأساسى للجمعية أن يقوم بالوفاء بها إلى ما قبل بدء إنعقاد الجمعية العمومية فى المكان وبالطريقة المبينين فى الدعوة لحضور الجمعية العمومية (مادة (24) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002 ومادة رقم (66) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

يجوز لعضو الجمعية العمومية أن ينيب عنه كتابة عضواً آخر يمثله فى حضور إجتماعها والتصويت على قراراتها وفقا للقواعد التى يقررها النظام الأساسى للجمعية، ولايجوز أن ينوب العضو عن أكثر من عضو واحد (مادة رقم (66) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

ويشترط النظام الأساسى النموذجى لصحة الإنابة أن تكون ثابتة في توكيل رسمي خاص أو أن تكون ثابتة بموجب توكيل موقع من الموكل والوكيل وموقع من المسئول عن دعوة الجمعية العمومية ومختوم بختم الجمعية وذلك قبل الموعد المحدد للإجتماع بيوم أو يومين حسب النظام الأساسى  (مادة رقم (26) من النظام الأساسى النموذجى).

تنعقد الجمعية العمومية بدعوة كتابية لكل من أعضائها الذين لهم حق الحضور (مادة (25) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

تتم الدعوة لحضور الجمعية العمومية بخطاب مسجل مصحوباً بعلم الوصول يوجه إلى العضو على عنوانه الثابت بسجلات الجمعية يبين فيه مكان وموعد الإجتماع، وجدول الأعمال، ويجوز تسليم العضو الدعوة شخصياً مقابل توقيعه بالإستلام. لابد أن ترسل الدعوة قبل موعد إنعقاد الجمعية بخمسة عشر يوماً على الأقل (مادة رقم (68) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

ويجب إرسال نسخة من الأوراق المطروحة على الجمعية العمومية إلى الإدارة المركزية المختصة للجمعيات والإتحادات وإلى الإتحاد الذى تكون الجمعية منضمة إليه قبل موعد الإنعقاد بخمسة عشر يوماً على الأقل (مادة رقم (68) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

ويجوز للإتحاد أن يندب من يحضر الإجتماع عنه (مادة رقم (68) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

برجاء الضغط هنا للحصول على نموذج لدعوة الجمعية العمومية.

يختص بالدعوة لعقد الجمعية العمومية كل من: (مادة (25) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (67) من لائحته التنفيذية)

(‌أ)       مجلس إدارة الجمعية ويكون ذلك بقرار يصدر فى  إنعقاد صحيح بالأغلبية العادية .

(‌ب)  من يفوضه كتابة (25%) من عدد الأعضاء الذين لهم  حق حضور الجمعية العمومية .

(‌ج)   المفوض المعين بقرار من وزير التضامن الإجتماعى  فى حالة خلو النظام الأساسى للجمعية من حكم يعالج الوضع الناشىء عن عدم كفاية عدد أعضاء مجلس الإدارة لإنعقاده إنعقاداً صحيحاً.

(‌د)      الإدارة المركزية المختصة للجمعيات والإتحادات إذا رأت ضرورة لذلك.

تنعقد الجمعية العمومية فى مقر المركز الرئيسى للجمعية ما لم يقرر صاحب الدعوة إنعقادها فى مكان آخر فى نفس المحافظة وبشرط تحديد هذا المكان تفصيلاً فى الدعوة للإجتماع (مادة (26) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (70) من لائحته التنفيذية).

يجوز دعوة الجمعية العمومية للإنعقاد العادى كلما اقتضى ذلك حسن سير العمل فى الجمعية، وفى جميع الأحوال يجب دعوتها للإنعقاد مرة كل سنة على الأقل خلال الأربعة أشهر التالية لإنتهاء السنة المالية للجمعية (مادة (27) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (73) من لائحته التنفيذية).

برجاء الضغط هنا للحصول على نموذج لإجتماع الجمعية العمومية

يجوز للجمعية العمومية النظر فى غير المسائل الواردة فى جدول الأعمال بناء على طلب أى من أعضائها، وفى هذه الحالة يعرض رئيس الجمعية العمومية الإقتراح للتصويت فى شأن إضافته لجدول الأعمال، فإذا تمت الموافقة على إدراجه بالأغلبية المطلقة لمجموع عدد أعضاء الجمعية العمومية العاملين والذين لهم حق التصويت، أضيفت إلى جدول الأعمال وطرحت للمناقشة (مادة رقم (71) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

عدم إنعقاد الجمعية العمومية السنوية فى الميعاد يؤدى إلى حصول الجمعية على ملاحظة من مديرية التضامن الإجتماعى المختصة. الملاحظة (عكس المخالفة) يمكن تداركها. فى حالة ورود ملاحظة يجب على الجمعية أن ترد بخطاب تشكر فيه مديرية التضامن الإجتماعى وتتعهد بمراعاة المناقشة فى المستقبل. 

عدم إنعقاد الجمعية العمومية السنوية لعامين متتاليين قد يؤدى إلى عزل مجلس الإدارة أو وقف نشاط الجمعية (مادة (42) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008).

يعتبر إجتماع الجمعية العمومية صحيحاً بحضور الأغلبية المطلقة لأعضائها العاملين الذين لهم حق التصويت (مادة رقم (71) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002). فإذا لم يتكامل العدد فى موعد الإنعقاد المحدد فى الدعوة يؤجل الإجتماع إلى جلسة أخرى تعقد خلال المدة المحددة فى النظام الأساسى للجمعية، بحيث لا تقل عن ساعة ولا تزيد على خمسة عشر يوماً من تاريخ الإجتماع الأصلى (مادة (28) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (69) من لائحته التنفيذية).  ويجب أن تتضمن الدعوة لإجتماع الجمعية العمومية مدة التأجيل للإجتماع الثانى فى حالة عدم تكامل نصاب الإجتماع الأول (مادة رقم (69) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

ويكون الإجتماع الثانى صحيحاً إذا حضره بأنفسهم عدد لا يقل عن عشرة فى المائة من مجموع الأعضاء العاملين الذين لهم حق التصويت أو عشرين عضواً عامل له حق التصويت أيهما أقل، ولا يجوز فى الحالة الأولى أن يقل عدد الأعضاء الحاضرين بأنفسهم عن خمسة أعضاء عاملين (مادة (28) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (69) من لائحته التنفيذية).

تنظر الجمعية العمومية العادية فيما يلى (مادة (27) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (73) من لائحته التنفيذية):

1.    إعتماد الميزانية والحساب الختامى عن السنة  المالية المنتهية.

2.    تقرير مجلس الإدارة عن أعمال السنة المنتهية.

3.    تقرير مراقب الحسابات.

4.    إنتخاب أعضاء مجلس الإدارة بدلاً من الذين زالت أو إنتهت عضويتهم، إذا كان هناك محلاً لذلك.

5.    تعيين مراقب الحسابات وتحديد أتعابه.

6.    ما يرى مجلس الإدارة إدراجه فى جدول الأعمال.

تصدر قرارات الجمعية العمومية بالأغلبية المطلقة لعدد الأعضاء العاملين الحاضرين (مادة (31) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (73) من لائحته التنفيذية).

تختص الجمعية العمومية غير العادية بالنظر فيما يأتى (مادة (27) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (74) من لائحته التنفيذية):

1.    تعديل النظام الأساسى للجمعية.

2.    حل الجمعية أو إدماجها فى أو مع غيرها.

3.    عزل كل أو بعض أعضاء مجلس الإدارة.

4.    ما يوجب النظام الأساسى للجمعية عرضه على الجمعية  العمومية غير العادية.

تصدر قرارات الجمعية العمومية غير العادية بالأغلبية المطلقة لعدد أعضاء الجمعية العاملين الذين لهم حق التصويت ما لم ينص النظام الأساسى على أغلبية أكبر (مادة رقم (74 "2") من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

لا يجوز لعضو الجمعية العمومية الإشتراك فى التصويت إذا كانت له مصلحة شخصية فى القرار المعروض وذلك فيما عدا إنتخاب أجهزة الجمعية (مادة (30) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (75) من لائحته التنفيذية). وتعد المصلحة شخصية إذا كان يترتب على إتخاذ القرار أو رفضه تحقيق منفعة مادية مباشرة أو غير مباشرة للعضو أو لزوجه أو أولاده أو أقاربه حتى الدرجة الرابعة (مادة رقم (75 "2") من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

يلتزم رئيس مجلس إدارة الجمعية أو المفوض على حسب الأحوال بإبلاغ الإدارة المركزية المختصة للجمعيات والإتحادات والإتحاد المختص بصورة من محضر إجتماع الجمعية العمومية خلال ثلاثين يوماً من تاريخ إنعقاده (مادة (26 "3") من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (72) من لائحته التنفيذية).

يكون لكل جمعية مجلس إدارة يتكون من عدد فردى من الأعضاء لا يقل عن خمسة ولا يزيد على خمسة عشر وفقاً لما يحدده النظام الأساسى (مادة (32) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (76) من لائحته التنفيذية).

يتم إختيار مجلس الإدارة الأول بطريق التعيين بواسطة جماعة المؤسسين، ويجب أن يتضمن قرارهم بتعيين مجلس الإدارة تحديداً لمدته بما لا يجاوز ثلاث سنوات تبدأ من تاريخ قيد الجمعية (مادة (32(3)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (76(2)) من لائحته التنفيذية).

ويلتزم مجلس الإدارة الأول بدعوة الجمعية العمومية للإنعقاد لإنتخاب مجلس إدارة جديد قبل إنتهاء مدته (مادة رقم (76(3)) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002). وتختص الجمعية العمومية بإنتخاب أعضاء مجلس الإدارة، وتتحدد دورة أول مجلس إدارة يجرى إختياره بطريق الإنتخاب بست سنوات (مادة (32) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (77) من لائحته التنفيذية).

ويلتزم مجلس الإدارة المنتخب بعقد إجتماع قبل إنتهاء مدة سنتين من بدء دورته لإجراء القرعة على جميع أعضائه. وتنتهى عضوية ثلث الأعضاء الذين تصيبهم القرعة إعتباراً من تاريخ إجراء إنتخابات التجديد (مادة رقم (77(2)) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

على مجلس الإدارة فتح باب الترشيح لعضوية المجلس لمدة لا تقل عن سبعة أيام، وذلك بموجب دعوة كتابية توجه لجميع الأعضاء العاملين بالجمعية قبل فتح موعد باب الترشيح بثلاثة أيام على الأقل، والإعلان عن ذلك فى مكان ظاهر فى مقر الجمعية، وذلك كله ما لم يرد فى النظام الأساسى وسيلة أخرى أو مدد أطول، ولا يقبل الترشيح لعضوية مجلس الإدارة إلا من أعضاء الجمعية الذين أوفوا بالتزاماتهم (مادة رقم (80) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

يلتزم مجلس الإدارة فى اليوم التالى لقفل باب الترشيح بعرض قائمة بأسماء المرشحين لعضوية مجلس الإدارة فى مكان بارز وظاهر ومطروق بمقر الجمعية، وإخطار الإدارة المركزية المختصة للجمعيات واﻹتحادات بالقائمة خلال الثلاثة أيام التالية، وقبل موعد إجراء الإنتخابات بستين يوماً على الأقل (مادة (34) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (81(1)) من لائحته التنفيذية).

ويدعو مجلس الإدارة الجمعية العمومية للإنعقاد فى موعد أقصاه ستين يوماً من تاريخ قفل باب الترشيح لإنتخاب أعضاء جدد بدلاً ممن إنتهت عضويتهم، ولا يخل ذلك بحق من إنتهت عضويته فى الترشيح لهذه الإنتخابات. وتتجدد الإجراءات السابقة عند إنتهاء السنتين التاليتين وبإستكمال مجلس الإدارة لمدة الست السنوات التى شكلت دورته يقوم بالدعوة لجمعية عمومية تتولى إنتخاب مجلس إدارة جديد بالكامل. وتتبع الإجراءات السابقة فى شأن جميع مجالس الإدارة التى يتم إختيارها بطريق الإنتخاب (مادة رقم (77) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

إذا أصبح عدد أعضاء مجلس الإدارة لا يكفى لإنعقاده إنعقاداً صحيحاً وكان النظام الأساسى خال من حكم يعالج هذا الوضع، جاز لوزير التضامن الإجتماعى أن يعين من بين الأعضاء الباقين أو من غيرهم مفوضاً تكون له إختصاصات مجلس الإدارة، وذلك بالشروط الآتية (مادة (40) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (87) من لائحته التنفيذية):

1.    أن تكون هناك ضرورة لإتخاذ هذا الإجراء.

2.    أن يؤخذ رأى الاتحاد العام للجمعيات والمؤسسات  الأهلية.

3.    أن يصدر قرار تعيين المفوض مسبباً.

وعلى المفوض دعوة الجمعية العمومية خلال ستين يوماً لإنتخاب مجلس إدارة جديد (مادة (40) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (88) من لائحته التنفيذية).  وله فى سبيل تحقيق هذا الهدف (مادة رقم (88) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002):

1.    مراجعة سجل العضوية لتحديد من لهم حق حضور الجمعية العمومية.

2.    إتخاذ الإجراءات اللازمة لفتح باب الترشيح لعضوية  مجلس الإدارة.

3.    تحديد موعد ومكان إنعقاد الجمعية العمومية  لإنتخاب مجلس الإدارة.

4.    دعوة الجمعية العمومية خلال ستين يوماً  من تاريخ تعيينه لإنتخاب مجلس إدارة جديد.

إذا لم يقم المفوض بدعوة الجمعية العمومية للإنعقاد وفقاً لحكم المادة السابقة اعتبرت الجمعية العمومية مدعوة للإنعقاد بقوة القانون فى تمام الساعة الثانية مساء أول يوم جمعة تال لمضى الستين يوماً (مادة (40) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (89) من لائحته التنفيذية).  وذلك فى مقر المركز الرئيسى للجمعية، وفى هذه الحالة يتولى رئاسة الجمعية العمومية رئيس مجلس الإدارة أو نائبه أو أكبر الأعضاء الحاضرين سناً على حسب الأحوال (مادة رقم (89) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

وتنتهي مهمة المفوض بإنتخاب مجلس الإدارة الجديدة (مادة (40) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).  يلتزم المفوض بتسليم مجلس إدارة الجمعية المنتخب جميع المستندات والأوراق والأموال والموجودات الخاصة بالجمعية والتى تسلمها إستنادا ًلقرار تعيينه (مادة (40) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

يجب أن يحدد النظام الأساسى للجمعية شروط الترشيح لعضوية مجلس الإدارة، وفى جميع الأحوال يشترط فيمن يرشح لعضوية مجلس الإدارة أن يكون متمتعاً بحقوقه المدنية (مادة (33) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (80(1)) من لائحته التنفيذية). وفى حالة عدم توافر شروط الترشيح فى أى من المرشحين لعضوية مجلس الإدارة، يجوز لكل ذى شأن وللإدارة المركزية المختصة للجمعيات واﻹتحادات خلال سبعة أيام من عرض قائمة المرشحين أو إخطار الإدارة المركزية المختصة للجمعيات واﻹتحادات بها بحسب الأحوال، إخطار الجمعية باسم المرشح المطلوب إستبعاده وشروط الترشيح غير المتوفرة فيه (مادة (34 (2)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (81(2)) من لائحته التنفيذية). وتلتزم الجمعية بإخطار المرشح المعنى بطلب الإستبعاد ومصدره وأسبابه (مادة رقم (81(2)) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002). فإذا لم يتنازل عن طلب ترشيحه خلال سبعة أيام من تاريخ إخطار الجمعية، كان للإدارة المركزية المختصة للجمعيات واﻹتحادات ولذى الشأن عرض الأمر على لجنة نظر المنازعات المنصوص عليها فى القانون خلال السبعة أيام التالية لإنقضاء الميعاد الأخير، وتلتزم هذه اللجنة بالفصل فى طلب الإستبعاد خلال عشرة أيام على الأكثر من تاريخ عرض الأمر عليها. وللإدارة المركزية المختصة للجمعيات واﻹتحادات ولذى الشأن رفع الدعوى إلى محكمة القضاء الإدارى خلال السبعة أيام التالية لصدور قرار اللجنة أو إنقضاء المدة المحددة لإصداره (مادة (34) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (81) من لائحته التنفيذية). وتفصل المحكمة فى الدعوى قبل لموعد المحدد للإنتخابات  (مادة (34(3)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

يجب فى الجمعيات التى يشترك فى عضويتها أجانب أن تكون نسبة عدد أعضاء مجلس الإدارة العاملين المتمتعين بجنسية جمهورية مصر العربية مماثلاً على الأقل لنسبة الأعضاء المصريين المشتركين فى الجمعية إلى مجموع الأعضاء العاملين المشتركين فى الجمعية (مادة (32(2)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).  ويجوز للأعضاء الأجانب ترشيح نفسهم لعضوية مجلس الإدارة بالطريقة العادية. فإذا أسفرت نتيجة الإنتخابات عن نجاح عدد من المصريين يقل فى نسبته عن نسبة الأعضاء المصريين العاملين إلى مجموع الأعضاء العاملين، يصعد الحاصل على أكبر عدد من الأصوات من المرشحين المصريين فالذى يليه ليحل محل آخر المنتخبين من الأجانب ثم من يعلوه حتى يصبح عدد أعضاء مجلس الإدارة من المصريين مماثلاً  لنسبة الأعضاء المصريين المشتركين فى الجمعية إلى مجموع الأعضاء المشتركين فى الجمعية. وتحسب الكسور فى تحديد هذه النسبة لصالح الأعضاء المصريين (مادة رقم (79) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية لا يتضمن صراحة إجابة هذا السؤال. ومع ذلك عند الرجوع إلى المسئولين بوزارة التضامن الإجتماعى، أكد المسئولون إمكانية ذلك. ومع هذا، لا ينصح أن يكون عضواً بمجلس إدارة شخص إعتبارى أجنبى أو حتى فرد أجنبى ممثلاً عن شخص إعتبارى مصرى، حيث أن ذلك سوف يؤخر عملية التأسيس لأسباب الإستعلام الأمنى.

يحظر الجمع بين عضوية مجلس إدارة الجمعية وبين العمل فى الجهة الإدارية أو غيرها من الجهات العامة التى تتولى الإشراف أو التوجيه أو الرقابة على الجمعية أو تمويلها، ما لم يرخص رئيس مجلس الوزراء أو من يفوضه بذلك ولأسباب تتعلق بالمصلحة العامة (مادة (35) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).  ولا يسرى هذا الحظر على الجمعيات التى تقتصر العضوية فيها على العاملين بإحدى الجهات المذكورة.

لا يجوز الجمع بين عضوية مجلس الإدارة والعمل فى الجمعية بأجر (مادة (36) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (83) من لائحته التنفيذية). ويجوز لمجلس الإدارة أن يعين من أعضائه أو من غيرهم مديراً للجمعية (مادة رقم (83) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002)، على أن يحدد قرار التعيين أعمال الإدارة التى يختص بها والمقابل الذى يستحقه (مادة (39) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (83) من لائحته التنفيذية).

إذا خلا مكان عضو مجلس الإدارة بالإستقالة أو الوفاة أو زوال العضوية لأى سبب، يحل محله من حصل على أعلى الأصوات من المرشحين فى آخر إنتخابات صحيحة لإستكمال باقى مدة عضوية من خلا مكانه (مادة رقم (87(1)) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

وإذا كان مجلس الإدارة قد تم إختياره بطريق التزكية وخلا مكان أحد أعضائه تتخذ إجراءات إنتخاب من يحل محله فى أول إجتماع تال للجمعية العمومية. وذلك كله ما لم يرد بلائحة النظام الأساسى ما يخالف ذلك (مادة رقم (87(2)) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

يجب أن ينعقد مجلس إدارة الجمعية مرة كل ثلاثة شهور على الأقل (مادة (38(1)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

لا يكون إنعقاد إجتماع مجلس الإدارة صحيحاً إلا بحضور أغلبية أعضاء المجلس (مادة (38(1)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

تصدر قرارات مجلس الإدارة بموافقة الأغلبية المطلقة لعدد الحاضرين سواء كان الحضور شخصى أو بالإنابة، ما لم ينص النظام الأساسى على أغلبية أكبر. وعند تساوى الأصوات يرجح الجانب الذى منه الرئيس (مادة (38(2)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

يتولى مجلس إدارة الجمعية إدارة جميع شئونها (مادة (37(1)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (84) من لائحته التنفيذية. وتنص المادة 84 على بعض الأمثلة لسلطات المجلس).  وله فى سبيل ذلك القيام بأى عمل من الأعمال عدا تلك التى ينص القانون أو النظام الأساسى للجمعية على ضرورة موافقة الجمعية العمومية عليها قبل إجرائها (مادة (37(1)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).  ويكون لمجلس الإدارة رئيس يمثل الجمعية أمام القضاء وقبل الغير (مادة (37(2)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

مع عدم الإخلال بأحكام النظام الأساسى للجمعية، يكون لمجلس الإدارة أن يفوض فى بعض إختصاصاته لجنة تنفيذية تشكل من الرئيس أو نائبه وأمين الصندوق والأمين العام ومن يختاره المجلس من بين أعضاء الجمعية، بحيث لايزيد عدد أعضاء اللجنة التنفيذية على خمسة أعضاء (مادة رقم (85) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

تجتمع اللجنة التنفيذية مرة على الأقل كل شهر لإستعراض حالة العمل بالجمعية فى نطاق إختصاصها، ويكون إجتماعها صحيحاً متى حضره ثلاثة أعضاء على الأقل على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه وأمين الصندوق، وتدون قرارات اللجنة فى سجل خاص، وتعرض هذه القرارات على مجلس الإدارة للتصديق عليها فى أول إجتماع تال له (مادة رقم (85) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

كما يجوز لمجلس الإدارة أن يعين مديراً للجمعية من أعضائه أو من غيرهم (مادة رقم (83) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).  ويحدد قرار التعيين أعمال الإدارة التى يختص بها والمقابل الذى يستحقه (مادة (39) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2008 ومادة (83) من لائحته التنفيذية).

لا توجد قواعد خاصة بخصوص مسئولية أعضاء مجلس الإدارة أو المديرين فى الجمعيات أو المؤسسات الأهلية فيما عدا بعض القواعد الخاصة بمسئولية أولئك الجنائية (انظر لاحقاً).

إلا أنه نعتقد أن القواعد العامة بخصوص المسئولية المدنية لأعضاء مجلس الإدارة والمديرون بالشركات التجارية ستنطبق على المسئولية المدنية لأعضاء مجلس الإدارة والمديرون بالجمعيات والمؤسسات الأهلية.

وبالتالى فإن رئيس مجلس إدارة الجمعية وأعضاء المجلس والمديرون يسألون تجاه الجمعية والأعضاء والغير عن جميع الأخطاء فى إدارة الجمعية وعن أعمال الغش أو إساءة إستعمال السلطة إستنادا إلى المسئولية التقصيرية وبصفة عامةً يفرق الفقه بين أعضاء مجلس الإدارة والمديرون ذو مسؤولية تنفيذية (وبالتالي لهم حق التوقيع عن المجلس) وبين أعضاء مجلس الإدارة والمديرين غير التنفيذيين. المديرين غير التنفيذيين بوجه عام ليسوا مسؤولين عن أي عمل خاطىء ما لم يشتركوا فيه شخصياً. وبالتالى، فمن غير المرجح أن يكون عضو مجلس الإدارة أو المدير غير التنفيذي مسؤولاً عن العمل الخاطىء الذي يقوم به العضو أو المدير التنفيذي ما لم يكن السابق قد وافق على مثل هذا العمل في جلسة رسمية للمجلس.

وبوجه عام، إذا كانت أى هيئة حكومية تحقق في زعم وجود مخالفة للقانون من جانب الجمعية أو المؤسسة، يبدأ التحقيق عادة مع رئيس مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية. في الحالات الجسيمة، يجوز القبض عليهم لحين ظهور نتائج التحقيق والفحص على أساس المبادئ المذكورة أعلاه.

بالإضافة إلى المسئولية المدنية المنصوص عليها عاليه يقع على كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة ومديريها مسؤولية جنائية وفقاً للمادة 76 من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002 في الحالات التالية:

1.    إذا تلقى أموالاً من الخارج أو أرسل للخارج شيئاً منها، أو قام بجمع التبرعات دون موافقة وزارة التضامن الإجتماعي.

2.    إذا أنفق أموال للجمعية أو المؤسسة فى أغراض شخصية أو ضارب بها فى عمليات مالية.

3.    إذا تصرف فى مال من أموال الجمعية أو المؤسسة الأهلية التى حكم أو صدر قرار بحلها أو تصفيتها أو أصدر قرار بذلك دون موافقة كتابية من المصفى.

4.    إذا ساهم بفعله في  إنضمامها أو إشتراكها أو إنتسابها إلى ناد أو جمعية أو هيئة أو منظمة مقرها خارج جمهورية مصر العربية، وذلك دون إخطار وزارة التضامن الإجتماعى أو رغم إعتراضها.

5.    إذا ساهم بفعله في إدماج الجمعية  في أخرى دون موافقة وزارة التضامن الإجتماعي.

وفى هذه الحالات، تتراوح العقوبة بين الحبس لمدة من 3 شهور وحتى سنة وغرامة تتراوح بين ألف جنيه وعشرة آلاف جنيه أو من الحبس مع الغرامة.

يلتزم عضو مجلس الإدارة بالإفصاح عن أية مصلحة شخصية يمكن أن تتحقق نتيجة قرار يتخذه المجلس. وفى هذه الحالة يمتنع عليه حضور الجلسة أثناء مناقشة الموضوع محل القرار وكذلك التصويت عليه. وتعد المصلحة شخصية إذا كان إتخاذ القرار أو رفضه يترتب عليه تحقيق منفعة مادية مباشرة أو غير مباشرة للعضو أو لزوجه أو أولاده أو أقاربه حتى الدرجة الرابعة (مادة رقم (82) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

على مجلس الإدارة إفادة الإدارة المركزية للجمعيات والإتحادات بالقرارات التى تصدر عنه أو عن الجمعية العمومية وذلك خلال ثلاثين يوماً من تاريخ صدورها (مادة (38(3)) من قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

برجاء الضغط هنا للحصول على نموذج لمحضر مجلس الإدارة.