مارس 30, 2017
Sharkawy Website
  Law For All Home Page
من نحن | سؤال وجواب | ضوابط استخدام الموقع | خريطة الموقع
الصفحة الرئيسية > سؤال وجواب > القواعد الخاصة بالجمعيات والمؤسسات الأهلية > اجراءات ما بعد التأسيس
 

إجراءات ما بعد التأسيس

ما هى الإجراءات التى يجب إتباعها ما بعد تأسيس الجمعية أو المؤسسة ؟

يجب على الجمعيات والمؤسسات الأهلية إتخاذ الإجراءات التالية فور التأسيس:

1.           عمل لافتة للجمعية:

يتم تعليق لافتة باسم أو لوجو الجمعية أو المؤسسة على المقر من الخارج.  ويفضل أن تذكر اللافتة رقم القيد وتاريخ الشهر.

2.           عمل ختم باسم الجمعية:

(i)             بعد إستلام قرار القيد من مديرية التضامن الإجتماعى، تعطى المديرية للجمعية خطاب مختوم موجه إلى المكتبة التى ستقوم بعمل الختم.

(ii)           يتم التوجه بالخطاب إلى المكتبة التى ستقوم بعمل الختم والتعاقد معها على ذلك.

(iii)        لابد أن يحتوى الختم على إسم الجمعية ورقم القيد وتاريخ الشهر.

3.           فتح السجلات المالية والإجتماعية والملفات:

(i)             السجلات نوعان:

أولاً: السجلات الإجتماعية (سجل العضوية والإشتراكات – سجل حصر الإشتراكات [سجل غير إلزامى] – سجل حركة عضوية أعضاء مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء بحسب الأحوال - سجل محاضر إجتماعات مجلس الإدارة – سجل محاضر إجتماعات الجمعية العمومية – سجل الزيارات).

ثانياً: السجلات المالية وهى (سجل الإيرادات والمصروفات – سجل البنك – سجل الخزينة / أمانة الصندوق – سجل العهدة – سجل الممتلكات – سجل التبرعات).

(ii)           يتم شراء هذه السجلات من الإتحاد الإقليمى الذى تتبعه الجمعية أو المؤسسة. يتم بيع السجلات مقابل مبلغ 180 جنيه تقريباً (وذلك فى 2008).  كما يقوم الإتحاد بإجبار ممثل الجمعية أو المؤسسة بالإشتراك فى عضوية الإتحاد مقابل رسم عضوية حوالى 35 جنيه (فى 2008). وفى بعض الإتحادات الإقليمية يقوم الإتحاد بإجبار ممثل الجمعية أو المؤسسة بشراء عدد أو اثنين من المجلة التى يطبعها الإتحاد مقابل مبلغ 5 جنيه (فى 2008).

(iii)        يتم ترقيم صفحات كل سجل من السجلات يدوياً.

(iv)         يتم كتابة تفويض لأحد أعضاء مجلس الإدارة ليقوم بختم السجلات. للحصول على نموذج لهذا التفويض، رجاء الضغط هنا.

(v)        يختم أعلى اليمين من كل صفحة من صفحات السجل بختم الجمعية.

(vi)     يكتب طلب لمديرية التضامن الإجتماعى ويتم تقديم السجلات إلى المديرية ليختم أعلى اليسار من كل صفحة من صفحات السجل بختم الجمهورية.

(vii)  يتم عمل اجتماع مجلس إدارة لتحديد من المسئول عن كل سجل من السجلات.  إذا لم يتم عمل مثل هذا الاجتماع، يكون رئيس مجلس الإدارة هو المسئول عن صحة بيانات السجلات.  عادةً ما يكون الأمين العام مسئولاً عن السجلات الإجتماعية وأمين الصندوق مسئولاً عن السجلات المالية.

(viii)    فى حالة تسليم أى سجل لأى عضو من الأعضاء أو لأى من موظفى الجمعية، يجب توقيع الشخص المستلم على ما يفيد ذلك.

(ix)   لا يجوز الشطب فى السجلات.  فى حالة الخطأ يلغى الخطأ بالأحمر ويتم التوقيع بجانب الإلغاء بتوقيع الواحد.

4.           طبع دفاتر إيصالات نقدية:

(i)           بعد إستلام قرار القيد من مديرية التضامن الإجتماعى، تعطى المديرية للجمعية خطاب مختوم موجه إلى المكتبة التى ستقوم بطبع الدفاتر النقدية.

(ii)     يتم التوجه بالخطاب إلى المكتبة التى ستقوم بطبع الدفاتر النقدية والتعاقد معها على ذلك.

(iii)   لابد أن ينص الدفتر على إسم الجمعية ورقم القيد وتاريخ الشهر والعنوان أسفل الايصال.  ويكون الدفتر من أصل وصورتين وبأرقام مسلسلة.  ويتم إستخدام الدفاتر بترتيب الأرقام المسلسلة.  فمثلاً تبدأ الجمعية بإستخدام الدفتر الذى يكون صفحاته مرقمة من (00001) إلى (00200) ثم الدفتر الذى يكون صفحاته مرقمة من (00200) إلى (00400) وهكذا.

(iv)    فى حالة تسليم أى دفتر لأى عضو من الأعضاء أو لأى من موظفى الجمعية، يجب توقيع الشخص المستلم على ما يفيد ذلك.

5.           طبع دفاتر تبرعات عينية:

(i)       فى حالة تسليم أى دفتر لأى عضو من الأعضاء أو لأى من موظفى الجمعية، يجب توقيع الشخص المستلم على ما يفيد ذلك.

6.           فتح حساب البنك:

(i)         يجتمع مجلس الإدارة للموافقة على فتح حساب بنكى باسم الجمعية.  ويجب أن يذكر محضر الإجتماع إسم البنك وفرعه وعنوان الفرع.  كما يجب أن ينص المحضر على أسماء ومناصب أصحاب الحق فى التوقيع أمام البنك وعلى الشيكات.  ويجب أن يكون التوقيع الأول دائماً لأمين الصندوق والتوقيع الثانى لرئيس مجلس الإدارة.  ويجوز أن يكون هناك توقيع ثالث لنائب رئيس مجلس الإدارة فى حالة غياب الرئيس (وليس بديلاً عن أمين الصندوق).   للحصول على نموذج من محضر الجمعية، برجاء الضغط هنا.

(ii)       يتم إدراج المحضر بخط اليد فى سجل محاضر مجلس الإدارة (المرقم والمختوم).  ويتم أخذ صورة ضوئية من المحضر من السجل وختمها بختم الجمعية.

(iii)    يتم توجيه خطاب للبنك بطلب فتح الحساب ويذكر فيه نفس البيانات الخاصة بحق التوقيع.  ويوقع على الخطاب أمين الصندوق ورئيس مجلس الإدارة أو نائبه فى حالة غياب هذا الأخير.  كما يتم ختم الخطاب بخاتم الجمعية.  للحصول على نموذج لخطاب البنك، برجاء الضغط هنا.

(iv)     يتم التوجه إلى مديرية التضامن الإجتماعى بأصل المحضر (الذى تم تصويره من سجل محاضر مجلس الإدارة وختمه) وأصل الخطاب الموقع والمختوم وصورة من قرار قيد الجمعية.  وتقوم إدارة التضامن الإجتماعى بختم تلك الأوراق وتسليمها لمندوب الجمعية.

(v)         يتم التوجه إلى فرع البنك الذى تم تحديده بالنظام الأساسى.  وعادة ما يكتفى البنك بتلك الأوراق (محضر مجلس الإدارة – خطاب البنك – صورة القيد) بالإضافة إلى صورة من النظام الأساسى للجمعية.  رجاء الرجوع للبنك الذى تم إختياره لمعرفة الأوراق المطلوبة وفتح الحساب.

7.           توصيل المرافق (مياه - كهرباء - تليفون – غاز):

(i)           فى حالة كون المقر مؤجر وكون المرافق موجودة لن تتمتع الجمعية بالتعريفة المخفضة.  فإذا أرادت الجمعية أن تتمتع بالتعريفة المخفضة، يجب عليها تحويل العداد باسم الجمعية.  ويكون ذلك بقرار مجلس إدارة وبكتابة طلب من أصل وصورة موجه إلى الهيئة المختصة.  ويتم تقديم الطلب والقرار إلى مديرية التضامن الإجتماعى المختصة لختمهم ولكتابة تأشيرة على قرار مجلس الإدارة وعلى الطلب تفيد تسجيل الجمعية.  ثم يقدم الطلب والقرار إلى تلك هيئة المرافق المختصة.  ويتم التعامل مباشرة مع كل هيئة حسب شروط التعاقد لديها.

(ii)     فى حالة كون المقر جديد وإذا كانت المرافق غير موجودة، يجب على الجمعية الحصول على خطاب مختوم من مديرية التضامن الإجتماعى موجه لكل هيئة من الهيئات وذلك لتوصيل أى من المرافق أو تركيب تليفون جديد باسم الجمعية. ويتم التعامل مباشرة مع كل هيئة حسب شروط التعاقد لديها.  وفى هذه الحالة ستتمتع الجمعية بالتعريفة المخفضة للمرافق. 

8.           رد مصاريف التأسيس التى تم صرفها قبل الشهر لأصحابها:

(i)        يعد مراجع الحسابات تقرير يعتمد فيه النفقات فعلية التى تم صرفها من قبل المؤسسين بعد الإطلاع على الوثائق والمستندات الخاصة بذلك.

(ii)      تتخذ الجمعية العامة العادية قرار تعتمد تقرير مراجع الحسابات وتعتمد الرد.  وفى حالة المؤسسات الأهلية، يجب ألا تجاوز المصاريف التى يتم ردها (2%) من قيمة الأموال المخصصة للمؤسسة الأهلية (مادة رقم (125) من اللائحة التنفيذية لقانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية رقم 84/2002).

9.           فتح باب العضوية.

10.     شراء الأدوات المكتبية والأثاثات اللازمة (حسب الحاجة):

(i)             يفضل الشراء بعروض أسعار.

(ii)       يجوز تشكيل لجنة دائمة للمشتريات تتولى إجراءات الشراء. راجع البند الخاص بتشكيل اللجان.

(iii)    فى حالة شراء أثاثات أو عدد (ممتلكات مستديمة، الخ) أو أدوات مكتبية أو نظافة (ممتلكات مستهلكة، الخ) يتم إدراجها فى سجل العهدة وفقاً للتعليمات المشروحة فى مقدمة السجل. لا يجوز التصرف فى أى من الممتلكات المستديمة إلا بقرار من مجلس الإدارة.

(iv)     فى حالة شراء أصول كالعقارات والأسهم والسيارات يتم إدراجها فى سجل الممتلكات.  لا يجوز التصرف فى أى من الأصول إلا بقرار من الجمعية العمومية.

11.     تشكيل اللجان (حسب الحاجة):

(i)    يجوز لمجلس الإدارة أن يفوض فى بعض إختصاصاته  لجنة تنفيذية تشكل من الرئيس أو نائبه وأمين الصندوق والأمين العام ومن يختاره المجلس من بين أعضاء الجمعية، بحيث لايزيد عدد أعضاء اللجنة التنفيذية على خمسة أعضاء.

(ii)   تجتمع اللجنة التنفيذية مرة على الأقل كل شهر  لإستعراض حالة العمل بالجمعية فى نطاق إختصاصها، ويكون إجتماعها صحيحاً متى حضره ثلاثة أعضاء على الأقل على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه وأمين الصندوق، وتدون قرارات اللجنة فى سجل خاص، وتعرض هذه القرارات على مجلس الإدارة للتصديق عليها فى أول إجتماع تال له .

(iii)    كما يجوز لمجلس الإدارة أن يشكل لجان دائمة أو مؤقتة بإختصاصات مختلفة حسب الحاجة.  ويجب أن يكون رئيسها، أو مقرر اللجنة كما يطلق عليه، عضواً فى المجلس.  وقرارات اللجنة لا تسمى قرارات وإنما توصيات تعرض على المجلس لإتخاذ قرارات فيها.

(iv)    وتدون محاضر اللجنة فى سجل منفصل لكل لجنة.  ويختم السجل فقط بختم الجمعية وليس بختم الجمهورية.

12.     تعيين الجهاز الوظيفى حسب الحاجة. رجاء الرجوع للقسم الخاص بالتوظيف فى الجمعية.

 
Copyright © 2008 - 2009 Sharkawy & Sarhan. All rights reserved.
Site Developed By EgyME.com Powered by EgyME.net